Nama : FERA LUFHIDARANI PRANITA
Kelas : 1EB19
NPM : 22210722
Bab 4 manajemen umum
Arti dan fungsi manajemen
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen mempunyai lima fungsi yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan dilakukan oleh seseorang atau lembaga perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan.
Kegiatan organisasi terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan,kebutuhan serta pola pikir yang berbeda-beda. Oleh karena itu perlulah pengarahan agar masing-masing berseadia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sebuah rencana yang yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu mendatang. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan / pengendalian.
Dalam jangka panjang mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian dimuka, sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama.
Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai tiga jenjang manajemen yaitu : manajemen puncak / eksekutif, mamajemen madya / administratif, dan manajemen operasional / supervisori.
a. Manajemen Puncak
Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chife executive officer (CEO) dan pemimpinan lain.
b. Manajemen Madya
Manajemen ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajemen puncak. Jenjang ini meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi.
c. Manajemen operasional
Manajemen ini tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajemen madya dan bertanggung jawab melakukan supervisi kepada karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Gerakan Manajemen Ilmiah
Dalam buku yang berjudul The Principles of Scientific Management,Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk dilakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah
Perinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis,guna mendapatkan hasil yang maksimal.
Perinsip 2 : Orang yang tepat menjadi pemimpin dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Perinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa pemeganggan jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Perinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan kerja.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN
MANAJEMEN
Dari beberapa sekolah tentang pemikiran manajemen, kita akan membahas lima, yaitu :
Sekolah Klasik (Classical School)
Banyak dari literatur klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan perang dunia II. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer,yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Sekolah Perilaku
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankankebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematika dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
Analisis Sistem
Analisi sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
Manajemen Hasil
Sejak pertama kali ditemukan oleh Peter Drucker diawal tahun 1950-an, manajemen hasil ( managemen by objectives / MBO) telah menjadi populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Urutan empat tahap dari program-program MBO :
• Membicarakan tugas dan hasil apa yang dibutuhkan.
• Menyetujui tujuan pelaksanaan jangka pendek
• Berkumpul untuk membahas kemajuan kearah tujuan
• Mengevaluasi hasil kerja dan menentukan tujuan-tujuan baru.
Keburukkan MBO antara lain :
• Untuk beberapa tugas MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
• MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi
• Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
PERENCANAAN
Perencanaan adalah suatu pedoman untuk menuju rencana yang diinginkan. Adapun sifat-sifat dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
Bentuk-bentuk Perencanaan
Perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :
a. Tujuan (Objective)
b. Kebijakan (Policy)
c. Strategi
d. Prosedur
e. Aturan (Rule)
f. Program
Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
• Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang
• Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
• Memperingan biaya
• Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan
c. Menentukan barbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan pernilaian alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun Rencana pendukung.
Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang, dan haruslah dikaitkan dengan tenggang waktu.
Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok yaitu :
1. Perencanaan jangka panjang
2. Perencanaan jangka menengah
3. Perencanaan jangka pendek
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
Selain kebaikan-kebaikan perencanaan juga mempunyai kelemahan, kelemahan ini dipengaruhi oleh faktor-faktor yang membatasi perencanaan yaitu :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yang sangat cepat
3. Kekakuan internal
4. Kekekuan eksternal
5. Waktu dan biaya
Pengambilan Keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang baik dan tidaklah mudah harus mempertimbangkan berbagai faktor yang ada. Untuk bertindak ataupun mengambil keputusan secara rasional membutuhkan berbagai syarat diantaranya :
• Harus berusaha untuk mencapai tujuan
• Harus berusaha mengetahui tujuan-tujuan
• Harus mempunyai kemampuan untuk menganalisis dan menilai
• Harus bersikap optimis
b. Alat Pengambil Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti :
1. Operation research
2. Teori probabilitas
3. Linear programming
PENGORGANISASIAN
Pengertian
Fungsi pengorganisasian adalah proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk :
a. Hubungan Informal
Hubungan ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi.
b. Hubungan Formal
Hubungan formal adalah hubangan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan yaitu :
1. Tanggung jawab
2. Wewenang
3. Pertanggung jawaban
Pola Hubungan Antara Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan organisasi bertujuan untuk mencapai tujuan. Jika tidak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas sulit untuk dilaksanakan atau dapat terjadi persimpangandalam pelaksanaan. Jadi antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang sangat erat, dan berkaitan satu dengan yang lain.
Rentang Kekuasaan
Dalam setiap organisasi, rentang kekuasaan ini harus diterapkan untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpin dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif dan efisien.
Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di dalam Organisasi
Pembagian kerja dan spesialis kegiatan perlu dilakukan pengelompokan menjadi bagian-bagian didalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasarkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan
Karekteristik Struktur Organisasi
Setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus harus memiliki dua kateristik yaitu :
a. Keseimbangan dalam organisasi
b. Fleksibel
PENGARAHAN
Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan adalah aspek hubungan manusiawi dalam kepimpinan yang menyangkut para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu pengarahan dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa perinsip yaitu :
a. Prinsip mengarah pada tujuan
b. Perinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Perinsip kesatuan komando
Cara-cara pengarahan
a. Orientasi
b. Perintah
c. Delegasi wewenang
Komunikasi
Manfaat komunikasi :
a. Didalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan saling pengertian
d. Untuk mengadakan komunikasi.
Motivasi
Biasanya, keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jika para manajer mampu memberikan dorongan (motivasi).
Motivasi mempunyai dua bentuk yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.
PENGKOORDINASIAN
Koordinasian yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka.
Perinsip-perinsip Koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilaman diikuti dengan tiga perinsip berikut :
1. Perinsip kontak langsung
2. Perinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada
Pelaksanaan fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu :
1. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
2. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui perinsip-perinsip koordinasi.
PENGAWASAN
Pengertian
Pengawasan adalah membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan :
1. Menciptakan standard
2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
3. Melakukan tindakan koreksi.
Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan kedepan
4. Pengawasan harus objektif,teliti dan sesuai dengan standard
5. Pengawasan harus luwes / fleksibel
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
7. Pengawasan harus ekonomis
8. Pengawasan harus mudah dimengerti
